从“纸质记录”到“扫码留痕”：行政执法档案管理的效率提升

行政执法档案管理的数字化升级，正悄然改变着涉企行政检查的效率与规范性。

过去，一次检查结束，执法人员的后续工作才刚刚开始：手写记录要誊抄整理，纸质文书要分类归档，检查证据要拍照打印并粘贴附卷。一份完整的检查档案，往往需要耗费数小时甚至数天的时间来完成整理。且纸质档案一旦形成，检索调用极为不便，跨部门查阅更是难上加难，事后监督也难以追溯检查过程。

2026年5月，司法部印发《关于全面推行“扫码入企”工作进一步规范涉企行政检查的通知》，在全国范围全面推行“扫码入企”制度。《通知》明确，入企检查后，自动形成检查记录与执法文书，统一汇聚到政府行政执法监督信息系统，实现对检查的全过程监督。从“纸质记录”到“扫码留痕”，行政执法档案管理正经历一场深刻的效率变革。

一、传统模式：纸质记录的“三重困境”

纸质检查记录模式长期存在三方面突出问题。

第一，记录效率低。 执法人员现场手写记录后，需回办公室重新誊抄整理，再打印归档。多重人工操作不仅耗时，且容易出现誊抄错误。一份检查从完成到档案归档，往往需要较长时间。

第二，档案管理难。 纸质档案占据大量物理存储空间，检索一份历史检查记录需要人工翻阅案卷。跨部门查阅时，还需要层层审批、借阅流转，效率较低。档案丢失、损毁的风险也始终存在。

第三，追溯监督难。 纸质档案信息相对孤立，难以形成系统性的执法数据画像。事后监督主要依赖案卷评查，覆盖面有限，且评查工作本身也需要大量人力投入。

二、扫码留痕：档案管理“全流程线上”

“扫码入企”制度以数字化手段重塑了检查记录与档案管理的全流程。

事前报批时，记录即生成。 执法人员通过系统提交检查计划、完成线上预约，系统自动记录检查主体、人员、事项、依据、时间等全部信息。这一过程本身就是档案管理的开端——所有计划信息实时入库，形成数字档案的“元数据”。

现场检查时，记录即上传。 执法人员入企后主动出示“执法码”，企业扫码即可核验执法主体合法性、人员资质、检查事项、法律依据等全部信息，有异议的可以一键反馈。检查过程中，执法人员通过手机端录入检查情况、上传现场照片和证据材料，所有信息实时上传至后台系统。既不需要事后誊抄，也不需要补拍照片。检查过程可自动生成数字化检查记录，经双方确认后记录即完成归档。

检查结束后，记录即归档。 入企检查后，系统自动形成检查记录与执法文书，统一汇聚到行政执法监督信息系统。检查结果按“合规通过、责令整改、立案查处、线索移送”四类情形分类录入，所有档案电子化存储，支持长期保存和快速检索。电子档案的形成过程无需人工干预，从检查完成到档案入库，时间大幅缩短。

三、效能跃升：两个维度的质变

从“纸质记录”到“扫码留痕”，行政执法档案管理的效率提升体现在两个关键维度。

一是记录效率的大幅提升。 检查档案从人工誊抄、纸质归档转变为实时生成、电子化存储。案卷评查不再需要翻阅纸质案卷，所有检查记录实现电子化存储，评查效率和覆盖面显著提升。

二是档案调用的即时性。 电子档案支持按企业、按时间、按执法人员、按检查类型等多维度快速检索，跨部门信息共享不再需要层层审批。后续检查时，执法人员可快速查阅企业历史检查记录，有效避免重复检查，实现对不同企业的差异化监管，提升检查精准性。

电子档案的应用，还使得智能预警成为可能。系统可自动关联检查计划与历史记录，一旦发现某企业检查频次异常或短期内被多部门重复检查，实时推送预警信息至后台，变事后监督为事中干预。

四、软盟系统：档案数字化的技术支撑

在行政执法档案管理数字化升级的过程中，软盟扫码入企系统提供了完整的技术支撑。软盟系统秉持“一码溯源、全程留痕、智能预警”的设计理念，以企业库、执法人员库、检查计划库、执法主体库、法律政策库、事项依据库“六库”为核心数据底座。系统在备案、撮合、留痕环节提供信息化支撑：检查计划线上备案，入企扫码核验资质，跨部门检查智能合并，超频违规自动预警。预约完成后生成检查通知书及专属执法二维码，实现“一查一码、一查一档”，所有检查记录电子化存储，形成完整的数字档案体系。软盟系统已在部分地区先行试点，为档案数字化管理积累了可复制的实践经验。

五、结语

从“纸质记录”到“扫码留痕”，行政执法档案管理的效率提升正在加速推进。司法部明确要求，通过统一赋码，强化技术赋能，进一步规范入企检查，避免数据多头录入、重复录入，既为企业减负松绑，也为基层执法减负增效。

《通知》强调，通过“政府赋码、执法亮码、企业扫码”，实现对行政检查全过程监督，切实发挥“扫码入企”对执法行为的规范和约束作用。当每一次检查都有据可查、有码可验，行政执法档案管理就从“纸质堆叠”走向了“一屏通览”。

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