工位闲置，往往不是因为团队完全不去办公室，而是购买的座位数、到场频率和实际使用时段没有对齐。要判断是否为闲置座位付费，不能只看“有几个人”，应把工位容量和实际使用放在同一时间口径下计算。
可按工作日计算工位使用率：
工位使用率 = 实际占用工位人次 ÷ 可用工位人次 × 100%
其中，可用工位人次等于购买的工位数乘以统计期内的工作日数。比如三人团队每人每周到场两天，每周共六个工位人次；若购买三个固定工位，按五个工作日计算，可提供十五个工位人次，使用率约为 40%。这说明座位容量明显高于日常需求，但不必立刻据此认定方案不合适：固定座位是否用于存放设备、保证临时到场，仍需单独评估。
更容易导致误判的是只看平均使用率。团队可能整体到场次数不多，却集中在同一天；若只按平均数缩减工位，峰值时就会不够用。因此，记录到场安排时应同时关注每日同时到场人数。固定工位更适合成员稳定到岗的情况；如果到岗日错开，可询问弹性工位或共享座位方案，并确认预约规则是否满足团队需要。
统计最好覆盖具有代表性的工作周期，并记录实际到场、临时到访和会议室需求。之后将工位费、额外服务费与使用量对照，计算每个实际使用工位人次对应的成本。若座位长期空置，而团队又不依赖固定座位、储物或临时协作，减少工位通常比单纯争取更低的单价更直接。
使用率不是唯一决策指标。客户接待、隐私要求和协作效率都可能使较低使用率仍有合理价值；关键是把这些价值说清楚，并与费用对应。签约或续约前，先用实际记录验证需求，再比较固定工位与弹性方案，才更容易避免为没有明确用途的座位持续付费。