判断一条数据属于主数据还是交易数据，关键不在于它存在哪个系统、更新得快不快，而在于它描述什么：是在定义业务对象，还是在记录一次业务行为。
主数据描述可被多个流程重复引用的核心对象，例如客户、供应商、物料。它回答“这是哪个对象”，通常包含名称、分类、标识及业务属性。交易数据则记录业务活动及其发生条件，例如订单、采购、付款、库存变动等，回答“发生了什么、何时发生、涉及谁和什么”。
两者的关系可以理解为：交易数据引用主数据来确定参与对象。采购记录中的供应商标识通常关联供应商主档，订单明细中的物料标识通常关联物料主档。若不同系统对同一对象各自建档、编码无法对应，交易记录就难以跨流程核对；反过来，主数据缺少准确的对象定义，交易数据也容易被归到错误对象名下。
实际判断时，可以问两个问题：这条记录是否描述一个会被多个业务流程持续引用的对象？还是描述一次有明确时间、数量、金额或状态的业务事件？前者通常是主数据，后者通常是交易数据。客户的名称和分类属于主数据；某次销售订单中的客户、商品、数量和成交信息，则属于交易数据，其中客户和商品字段是对主数据的引用。
边界并非只由字段名称决定。供应商的结算关系可能作为主数据属性维护，也可能在特定业务中形成独立的交易安排；判断应看其定义、复用范围和管理流程。主数据也会变化，但变化不意味着它变成交易数据；关键属性更新仍需明确责任和留痕。交易记录则通常应保留发生时的业务事实，不能因主档后来改名或停用，就让历史单据失去解释依据。
治理时，先为两类数据分别规定责任：主数据明确对象定义、唯一标识、新增变更规则；交易数据确保事件记录完整，并正确引用相关对象。把“对象档案”和“业务事件”分清，才能同时减少重复建档与交易对账困难。